大事な資料や写真はクラウド保存することで自分も守る

公開日: : 税理士業

先日の豪雨の際、やっててよかったと思ったのが仕事の資料やプライベートの書類のクラウド保存です。

データは、パソコン本体・外付けHDとクラウドに保管しています。

最悪の場合、パソコンが水没しても、新しいパソコンを買えば仕事はできますので、それに関して不安になることはありませんでした。

クラウドもいろいろありますが、私の使い方をまとめてみます。

 

メインはdropbox

お客様との共通フォルダはじめ、仕事に関するものは全部ここに保管しています。

弥生会計も弥生ドライブは使わずに(使いにくいので)dropboxです。

マネーフォワードのクラウドストレージ

マネーフォワードユーザーのお客様は、ここに資料を保管しています。

私個人の経理もマネーフォワードです。

グーグルドライブ

事務所経営に関するものを保管

Gmail

メールはもちろん、やりとりした資料は保存されています。

Googleフォト

スマホでとった写真やビデオはGoogleフォトに自動で保存されるよう設定しています。

子どもの学校のお手紙は写真にとってすべてGoogleフォトに。

新聞や雑誌の「あとで読みたいところ」や、「読みたい本の広告」も写真にとって保存。

エバーノート

税務の資料や学校関連のプリントなど雑多なものはスキャンして保管。保険証とか免許証やパスポートも。

エバーノートをもっと使いこなすのが今後の課題。

kindle

本は、紙とkindleがあればkindleで買います。

紙の本は厳選して、メルカリで売ったり買ったり売ったり・・・で、もたない生活を目指しています。いつでもどこでもスマホかkindle端末があれば読めますし、家族とも共有できますし、本にほこりはしないし、本当に便利です。

今回あらためて感じた課題は

問題は預り資料

数は少ないのですが、お客様から資料をお預かりすることがあり。

これは今回も床下浸水の可能性が出た時点で、2階に運ぶつもりでした。

対策としては、サッと返す。現状はこれしかありません。

 

ペーパーレス化

徐々にペーパーレスをすすめていて、減ってはきているのですが、過去のものがあります。

ほとんどデータとしても残っているものをプリントアウトしたものなので、廃棄しても差し支えはないと思いつつ、いちおう選別作業をしないといけませんので、放置しています。

これも徐々に減らしていかなければ、と今回思いました。

昔の写真

私や夫の子供の頃から今までの写真、保育園や小学校でもらうものは紙です。

これらをデータ化しようしようと思いながらはや数年。

被災したらなくなってしまいますから、子供たちのものから順にデータ化します。

昔のビデオも大量にあるので、それも何とかしなければ。。。

まとめ

クラウドに保管していれば、資料を守るだけでなく、スマホかPCがあれば、どこでも資料を確認したり仕事をすることができます。

旅行先であせることもないわけです。

資料だけでなく、自分を守るためにも、クラウドを利用しましょう。

 

久留米市内の被災した地域は、片付けに追われています。

私のお客様もそうですが、近くのスーパーや娯楽施設の方々も、水没した商品や備品の運び出しなど、暑い中の作業ですので熱中症などが心配になります。何もできませんが、お客様のサポートとあとは粛々と仕事をして経済活動をと思います。そしてこの経験を忘れてはいけないと。

 

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